Sistema de Facturación Electrónica

facturación electrónica

Sistema de Facturación Electrónica

Funciones del módulo

¿Recibes una gran cantidad de Facturas Electrónicas de tus proveedores? ¿Quieres reducir tus tiempos de captura de facturas y qué se hagan en automático? ¿Haz estado consultando Software de Gestión de facturas?. Aquí nuestra propuesta.

Emite tus facturas sin preocuparte de los folios, ya que contamos con un sistema prepago, es decir un pago por uso, en la que solamente pagas los folios usados.

  • Envío y validación con el SAT
  • Tus facturas son guardadas en la nube, por lo que puedes realizar descargas masivas (PDF, XML)
  • Envío a clientes automatizado (PDF, XML)
  • Obtén reportes de CFDIS emitidos y cancelados

Recepción de Facturas

Proceso

  1. Envío de factura del Proveedor al cliente
  2. Correo de Validación
  3. Recepción de Factura en el buzón de StockIt
  4. Aprobar Facturas
  5. En compras: Pagar Factura
  6. Ingresar inventario

Facturación Electrónica proceso

Todas las facturas enviadas al correo de compras de la empresa en StockIt caerán en el buzón de recepción de facturas las cuales podrás aprobar o rechazar.

A continuación se describen las funciones del módulo.

Aprobar Facturas

  1. Seleccionar las compras que se va aprobar
  2. Haz clic en “Aprobar masivamente”
  3. Confirmar acción, haz clic en SI en la ventana emergente.
  4. A continuación las facturas aprobadas en automático cambian el Estatus a Aprobada.
  5. Si quieres conocer todas tus facturas aprobadas utiliza los filtros para encontrarlas
  6. Una vez aprobada tus facturas, las podrás visualizar desde el módulo de compras.

Para ver todas las facturas APROBADAS utiliza el filtro de Estatus

Al aprobar una factura, en caso que el proveedor no esté dado de alta, este tendrá una etiqueta de “Nuevo”.

Rechazar Facturas

En caso que se requiera rechazar una factura, se deben seguir los siguientes pasos:

Nota: Solo se puede rechazar las facturas con estatus recibido

  1. Seleccionar la factura a rechazar
  2. Haz clic en el icono Eliminar
  3. Confirma la acción con SI
  4. Confirma nuevamente la acción haciendo clic en OK
  5. A continuación el estatus de la factura cambia de Recibida a RECHAZADA

Para ver todas las facturas rechazadas, utiliza el filtro de ESTATUS, elige rechazada y haz clic en buscar.

Buscar Facturas

Uso de filtros:

  1. Todas las facturas que se han sido validadas por StockIt y cumplen con los requisitos del SAT llegarán al buzón de compras de StockIt
  2. Puedes realizar búsquedas por:
    1. Fecha de la Factura y Fecha de recepción.

Nota el primer filtro es para buscar Facturas por el Rango de Fecha de Recepción.

La segunda opción es para filtrar facturas con la Fecha del XML

  • Proveedor
  • Serie
  • Folio de Factura
  • RFC
  • Rango por Monto
  • Tipo : Factura o Nota de Crédito
  • Estatus de Factura

Por ejemplo:

Buscar las facturas “APROBADAS” del proveedor con RFC “CECL857824HD1”

Para ello utiliza los filtro de Estatus de Factura: “Aprobada” y utiliza el filtro RFC colocando la información correspondiente.

Para realizar la búsqueda haz clic en BUSCAR.

IMPORTANTE: Revisar si los filtros tienen información guardada que no corresponde a la búsqueda. Por ejemplo: si busco Todas facturas de un proveedor, pero no aparecen todas porque tengo activado el filtro de Estatus en Aprobada, sólo mostrará las facturas Aprobadas de ese proveedor y no TODAS.

Estatus de Facturas

Los estatus de las facturas en el buzón de Recepción de Facturas son 3.

  1. Recibida: Después que el proveedor envía las facturas y están son validadas con StockIt llegará un mensaje de correo electrónico de validación por lo que esas facturas estarán con Estatus de “recibida”.
  2. Aprobada: Es cuando el personal encargado autoriza la factura.
    1. Nota: las facturas aprobadas no pueden volver a aprobarse
  3. Rechazada: Son las facturas rechazadas manualmente por el personal encargado.

Notas Generales:

  • Puedes consultar la factura con dar clic al folio de la factura

Subir archivos PDF y XML

En caso que no encuentres alguna factura, o en su caso que StockIt no haya aceptado la factura del proveedor por errores de validación, puedes crear la compra y ligar el PDF y XML de la misma.

Descargar archivos PDF y XML

También puedes descargar el PDF y XML de las facturas.

Correos de Validación de Facturas

Cada vez que llegue una factura al buzón de compras de StockIt, llegará un correo de notificación.

En caso que la factura no esté visible en el módulo de Recepción de Facturas puedes utilizar los datos que aparecen en el correo para realizar las búsquedas correspondientes.

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